Расчет и удержание отпускных

 

    В статье мы расскажем, как вычислить сумму, которую необходимо удержать за использованные лишние дни отпуска, и показать эту операцию в бухгалтерском учете.

 

   Правовые основания для удержания отпускных за неотработанное время.

   В случае увольнения работника до окончания рабочего года, за который он уже получил отпуск полной продолжительности, для покрытия его задолженности работодатель производит отчисления из зарплаты за дни отпуска, предоставленные в счет неотработанной части рабочего года (ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках ) .

 

    Содержать излишне начисленные отпускные по ч. 2 ст. 22 Закона об отпусках не нужно, если работник увольняется с работы в связи с:

 

-призывом или приемом ( поступлением) на военную службу, направлением на альтернативную ( невоенную ) службу;

-переводом работника с его согласия на другое предприятие или переходом на выборную должность в случаях, предусмотренных законами Украины ;

-отказом от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, а также отказом от продолжения работы в связи с существенным изменением условий труда ;

-изменениями в организации производства и труда, в том числе ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятия, сокращением -численности или штата работников ;

-выявлением несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации или состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы ;

-неявкой на работу свыше четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности, не считая отпуска по беременности и родам, если законодательством не установлен более длительный срок сохранения места работы (должности ) при определенном заболевании ;

-восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу ;

-направлением на обучение ;

-выходом на пенсию ;

-в случае смерти работника .

 

    Определение количества дней, за которые нужно удержать отпускные

Сначала выясним, к которым отпусков применяют положения ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках. Очевидно, что содержать отпускные за неотработанное часть рабочего года нужно по оплате ежегодных (основных и дополнительных) отпусков. Указанная норма не распространяется на отпуск на детей, поскольку она относится к социальным ( а из-за не ежегодных ) и оказываемой за календарный (а не отработанное рабочее ) год. На то, что работник имеет право использовать « детскую» отпуск или получить компенсацию за него при увольнении в полном объеме, независимо от отработанного в этом году времени указывает и Минтруда в письмах от 03.03.2007 г. № 58/06/186-07, от 20.10.2009 г. № 292/13/116-09, от 20.10.2011 г. № 307/13/133-11 .

 

    Вычисляют количество дней отпуска, заработанной работником за соответствующий рабочий год, таким же образом, как и для компенсации за неиспользованные дни отпуска ( см. статью « Компенсация за неиспользованный отпуск: нюансы расчетов и учета», опубликованную в газете « Интерактивная бухгалтерия» № 17 по 2013 ). Далее от количества видгуляних работником дней ежегодного отпуска (за соответствующий рабочий год ) отнимают заработанные им дни отпуска ( за отработанное время в рабочем году ). Полученная цифра и показывает, за сколько дней отпуска необходимо удержать оплату .

 

    Расчет суммы, которую необходимо удержать за дни отпуска

По нашему убеждению, в этом случае не нужно заново определять среднедневную зарплату, исходя из нового расчетного периода. На практике для расчетов берут то среднедневной заработок, который применяли при начислении отпускных.

 

 

    Обратите внимание !

 

    Такую операцию как отчисления за незаработанные дни отпуска нельзя квалифицировать как исправление ошибки за прошлый период. Поскольку на момент предоставления отпуска работодатель имел основания начислить отпускные за все дни отпуска. Отчисления же проводят по приказу руководителя, изданном в месяце увольнения, поэтому такую ​​операцию следует считать операцией текущего месяца ( месяца увольнения ) .

 

    Отражение в учете удержания сумм за дни незаработанной отпуска

Из ст. 22 Закона об отпусках следует, что при увольнении работника работодатель должен удержать из его зарплаты суммы за ранее предоставленные дни ежегодного отпуска за неотработанное часть года для покрытия задолженности. Поэтому о сторнирования сумм ранее начисленных отпускных говорить некорректно. Уместно будет начислить все выплаты, причитающиеся работнику при увольнении, за вычетом оплаты за лишние дни отпуска. Полученный остаток суммы и будет базой для начисления и удержания ЕСВ и НДФЛ. Проиллюстрируем это на примере .

 

    Пример:

-Работник ( админперсонал ) принят на работу 13.08.2012 г., а освобождается он 30.04.2013 г. В марте 2013 году он был в ежегодном основном отпуске полной продолжительности — 24 к. дн. Среднедневной заработок для расчета отпускных равен 186,92 грн. Все рабочие дни ( кроме периода ежегодного отпуска ) были им отработаны. По апрель 2013 работнику начислена зарплата 5600 грн .

 

    Итак, определим сумму оплаты, начисленной за лишние дни отпуска, которую нужно удержать с работника при увольнении.

 

Шаг 1. Определяем стаж для ежегодного основного отпуска ( без учета праздничных и нерабочих дней) — 257 к. дн. ( 18 к. дн. + 30 к. дн. + 31 к. дн. + 30 к. дн. + 31 к. дн. + 29 к. дн. + 28 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн ) .

 

Шаг 2. Рассчитываем количество дней отпуска, на которые работник имел право :

 

( 24 к. дн.: 3551 к. дн. ) Х 257 к. дн. = 17,4 к. дн., С округлением — 17.

 

Шаг 3. Находим количество дней отпуска, за которые предстоит провести удержания из зарплаты — 7 к. дн. ( 24 к. дн. — 17 к. дн. ) .

 

Шаг 4. Вычисляем сумму, которую необходимо удержать с зарплаты за « незаработанные » семь дней ежегодного отпуска:

 

186,92 х 7 к. дн. = 1308,44 грн .

 

    Как мы видим, сумма расходов в налоговом учете тоже автоматически уменьшится вследствие отчисления из заработной платы сумм за незаработанные дни отпуска. Поскольку мы провели именно начисления с «минусом» зарплаты, то при отражении в форме № 1ДФ и отчетности по единому взносу сумма зарплаты просто уменьшится. Поэтому никаких особенностей эта операция не имеет.

 

   И Вам будет интересно ознакомится, каким образом организован возврат отпускных при увольнении в российском законодательстве. Юристы подробно описали все тонкости возврата и выплат, согласно трудовому кодексу.

 

 

    Успехов Вам, и процветания Вашему бизнесу, надеемся информация оказалась Вам очень полезной.